FAX廃止がもたらす効果

先日突然、ホームページ上からFAX番号を消し、FAX廃止についてのお願い文章を掲載させていただきました。あれから数日経ちますが、事務所で働く社長、専務、総務担当者の３名の中でも総務担当者の負担がかなり下がったという手ごたえを得ています。

何年か前に複合機を買い替えた際、e-FAXという名前なのかどうかは忘れましたが、印刷しなくても複合機に一旦データとして格納され、PCからダウンロードすることが出来る機能が増えました。

これによって、まず宣伝広告のFAXを印刷するムダが無くなり、その場で削除出来るようになりました。

次に、印刷するまでもない内容の確認文章などもその場で読んで削除出来るようになりました。

さらに、社内に何か所か点在する部署に送られてきたFAX用紙を持っていく、もしくは取りに来てもらうことをせずに、複合機のBOXからダウンロードできるようになったので、ファイル名を向け先に変更しておけばPCで確認できるようになりました。

最初は、紙の無駄が無くなったと喜んでいたのですが、地味に複合機の小さなタッチパネル上でFAXの中身を確認して、印刷・削除・名前変更の判断を届くたびにする負担が毎日毎日積み重なってきてしまいました。

月曜日、専務の私は週末に思いついたことを試したくなるのですが、「FAXを止めよう」と口に出して、社長は若干難色を示したものの、了解を得たので即座に動きました。

最初に、ホームページ上と名刺からFAXの項目を消すこと。

次に、FAXを送ってくださるお客様に、メールに変更できないか確認してみること。

最後に、本当に複合機からFAXの機能を取り去ってしまう計画です。

「FAXしかないお客様はどうするんだ？」

これに対して非常に無礼を承知で意見を述べさせてもらいます。

「今の時代、FAXと郵便だけで仕事をしている会社は存在しません。」

「もし、そのお客様の先にいるお客様がFAXは止めてくれ、メールにしてくれと言ったら、絶対対応するはずです。なので、令和３年にメールが送受信できない企業はほとんどあり得ないはずです。」

「作った文章を、電子データ化するためのスキャンが出来なかったりする可能性はありますが、機器の問題ではなくやり方の問題なので、上と同じように対応できないわけではないので、いずれにせよ何とかしてもらえるはずです。」

「もしかしたらFAXじゃないとダメだと思って、わざわざメールじゃなくてFAXを選んで送ってくれている取引先様もいるかもしれません。そして、直ぐにFAXが使えなくなるのではなく、止めさせてほしいと言うだけでどれだけ効果があるか見極めませんか？」

驚くことに、FAXを止めたいと申し入れさせていただいた取引先様の大半がご理解とご協力を頂いてくださり、弊社に届くFAXの量が90%減りました。

マイナス90%です。

印刷代は紙代、インク代、電気代など色々入れて１枚５円に届かない程度です。それが一日１０~２０通届いていたのが一日２通です。

デジタルトランスフォーメーションという意味のDXが、コロナをきっかけに一気に社会に浸透し始めています。ペーパーレス化なんて、20年前からやろうと思えば出来たことで、調べてみたらGoogleが提供するAI電話予約サービスなんて、電話の応対をロボットがやってくれるみたいなことが出ていました。

ただ、入り口に立っただけでDXが出来ていると思いこまないという意味で、一歩も踏み出さずに躊躇しているうちに周回遅れをするのは嫌だなと思い、今後も小さいDXを積み重ねていければいいなと思います。